Telefonie voor hotels en accommodaties

Gastvrijheid begint bij bereikbaarheid

Voor een hotel of accommodatie is de telefoon vaak het allereerste contact met een gast: een reservering, een vraag over de faciliteiten of een wijziging in een boeking. Die eerste indruk bepaalt mede hoe gastvrij je overkomt. Een telefoon die overgaat in het niets of een gast die eindeloos in de wacht staat, past niet bij de beleving die je wilt bieden.

Met een telefooncentrale die op de hospitality is afgestemd, is je receptie altijd bereikbaar, verbind je gasten soepel door naar de juiste afdeling en mis je geen enkele boeking — of het nu hoogseizoen is of midden in de nacht.

Een receptie die nooit overbelast raakt

Tijdens piekmomenten bij het in- en uitchecken staat de balie vol en blijft de telefoon gaan. Een wachtrij met een nette wachtmelding en een terugbeloptie zorgt dat bellende gasten correct te woord worden gestaan, ook als je receptionist net een gast bedient. Niemand hoort een ingesprektoon, en iedereen voelt zich geholpen.

Zo combineer je drukte aan de balie met goede telefonische bereikbaarheid, zonder dat je personeel zich in tweeën hoeft te splitsen.

Soepel doorverbinden tussen afdelingen

Receptie, restaurant, housekeeping, wellness en management: met intern doorverbinden komt elke gast snel bij de juiste afdeling, zonder gedoe. Een gast die belt over diner reserveert, een vraag over de kamer of een verzoek aan de huishouding wordt moeiteloos doorgezet naar de juiste collega.

• Wachtrij met terugbeloptie aan de receptie
• Intern doorverbinden tussen afdelingen
• Bereikbaar buiten openingstijden, ook s nachts
• Eén nummer voor meerdere locaties
• Keuzemenu voor reserveringen, restaurant en receptie

Altijd bereikbaar, dag en nacht

Een gast kan op elk moment bellen — ook midden in de nacht voor een dringend verzoek. Met tijdgestuurde doorschakeling stuur je oproepen buiten kantooruren naar een dienstdoende medewerker, een nachtportier of een nette voicemail. Reserveringen die buiten openingstijd binnenkomen, ontvang je per e-mail, zodat je ze de volgende ochtend meteen verwerkt.

Zo is er altijd een passende route en mis je nooit een boeking, ongeacht het tijdstip of het seizoen.

Meerdere locaties, één centrale

Heb je meerdere hotels, een vakantiepark met losse accommodaties of een keten? Dan breng je alles samen in één centrale, met intern doorverbinden tussen locaties en centraal beheer. Gasten bellen één herkenbaar nummer en komen via een keuzemenu bij de juiste vestiging uit. Je beheert alles op één plek en hebt één factuur.

Een professionele indruk vanaf het eerste contact

Voor een gast begint de beleving bij het eerste telefoontje. Een verzorgde welkomstboodschap, een rustige stem en een vlotte afhandeling zetten meteen de juiste toon en wekken vertrouwen — zeker bij gasten die nog twijfelen tussen jou en een andere accommodatie. Met een professioneel keuzemenu en nette wachtmuziek klinkt zelfs een kleine B&B als een goed georganiseerd bedrijf.

Die eerste indruk werkt door in de hele verblijfsbeleving: een gast die telefonisch gastvrij is geholpen, arriveert met een goed gevoel. Goede telefonie is daarmee een verlengstuk van je gastvrijheid.

Eenvoudig in te richten, flexibel in gebruik

Je hebt geen dure centrale of speciale apparatuur nodig. Je belt via een app op de receptietelefoon, een tablet of een vast toestel, en je richt openingstijden, keuzemenu en doorschakelingen eenvoudig in. Verander je iets aan je organisatie of open je een nieuwe accommodatie, dan pas je dat zo aan — of laat je het aan ons over.

Je betaalt een vast bedrag per gebruiker per maand, met de mogelijkheid om in het hoogseizoen op te schalen en daarna weer terug. Zo past je telefonie zich aan de seizoensdrukte van de hospitality aan.

Voor hotels, B&B en vakantieparken

Van een klein familiehotel of bed and breakfast tot een park met meerdere accommodaties: we richten de centrale in op jouw situatie en werkwijze. Heb je ook een restaurant of cateringtak, bekijk dan de telefonie voor de horeca, of lees meer over de cloud telefooncentrale.