Telefonie voor accountants en administratiekantoren

Bereikbaar in het drukke seizoen

Voor accountants en administratiekantoren komt het werk in golven. Rond de aangiftedeadlines, de jaarrekening en de btw-aangiftes loopt de telefoon roodgloeiend: cliënten met vragen, ontbrekende stukken en spanning over de deadline. Juist op die momenten kun je je geen onbereikbaarheid veroorloven, terwijl je team het al druk genoeg heeft met de inhoud.

Een telefooncentrale die hierop is ingericht, vangt die piekdrukte op zonder dat je medewerkers worden overspoeld. Cliënten worden netjes te woord gestaan en jij houdt het overzicht, ook als het stormloopt.

Piekdrukte zonder stress

Tijdens deadlines verdeelt een wachtrij de gesprekken eerlijk over je team, met een nette wachtmelding in plaats van een ingesprektoon. Cliënten kunnen hun plek in de rij behouden en teruggebeld worden, zodat ze niet eindeloos hoeven te wachten. Wordt het echt druk, dan voeg je tijdelijk extra medewerkers aan de telefoon toe en schaal je na het seizoen weer terug.

Zo blijft de bereikbaarheid op peil precies wanneer het ertoe doet, zonder dat je het hele jaar voor extra capaciteit betaalt.

Efficiënt cliëntcontact

Koppel je telefonie aan je kantoor- of CRM-software en je ziet bij elk inkomend gesprek meteen welke cliënt belt en welk dossier erbij hoort. Gesprekken log je automatisch, en met klik-om-te-bellen start je een gesprek rechtstreeks vanuit een dossier. Dat scheelt zoekwerk en zorgt dat je voorbereid het gesprek ingaat.

• Wachtrijen tijdens piekperiodes
• Keuzemenu per dienst of adviseur
• CRM-/kantoorsoftware-koppeling
• Klik-om-te-bellen vanuit het dossier
• Voicemail-naar-e-mail

Iedere cliënt bij de juiste adviseur

Met een keuzemenu leid je bellers naar de juiste afdeling of adviseur: salarisadministratie, belastingaangifte of een specifieke contactpersoon. Cliënten worden zo niet onnodig doorverbonden en voelen zich serieus genomen. Heeft een vaste cliënt een eigen adviseur, dan stuur je het gesprek daar direct naartoe.

Dat persoonlijke, efficiënte contact past bij de vertrouwensrelatie die een accountant met zijn cliënten heeft — en het scheelt je team kostbare tijd in een drukke periode.

Hybride en op meerdere locaties werken

Veel kantoren werken hybride of hebben meerdere vestigingen. Met de mobiele en desktop-app is elke adviseur bereikbaar op hetzelfde zakelijke nummer, of hij nu thuis, op kantoor of bij een cliënt is. Meerdere vestigingen breng je samen in één centrale met intern doorverbinden. Bekijk de koppeling van vestigingen of de cloud telefooncentrale.

Veilig en vertrouwelijk

Een accountantskantoor werkt met gevoelige financiële gegevens en vertrouwelijke cliëntinformatie. Dat vraagt om telefonie die net zo zorgvuldig met privacy omgaat als jij. Je centrale draait op beveiligde Nederlandse en Europese servers, met versleutelde verbindingen en automatische updates. Zo blijft je data binnen de EU en voldoe je aan de AVG.

Wil je gesprekken opnemen voor dossiervorming of kwaliteit, dan kan dat, mits je cliënten daarover informeert en de opnames zorgvuldig beheert. We denken graag mee over een inrichting die past bij de vertrouwelijkheid van je vak.

Zorgeloos overstappen

Overstappen klinkt als gedoe, zeker als je middenin het seizoen zit, maar dat hoeft het niet te zijn. We plannen de overstap op een rustig moment, brengen je situatie in kaart en richten de centrale in volgens jouw wensen. Je behoudt je vertrouwde nummers dankzij portering, en we testen alles vóór de livegang, zodat je cliënten er niets van merken.

Na de overstap heb je een vast aanspreekpunt dat je kantoor kent. Een aanpassing aan je keuzemenu of een extra gebruiker voor het drukke seizoen is zo geregeld.

Voor administratie- en accountantskantoren

Van eenmanszaak tot kantoor met meerdere adviseurs en vestigingen: we stemmen de inrichting af op jouw werkwijze en piekmomenten. Bekijk de MKB-centrale of bereken direct je maandprijs.