VoIP-toestel kiezen: waar let je op?

Niet iedereen wil via een app bellen — een vast bureautoestel is voor veel werkplekken nog steeds prettig. Je hoort de hoorn opnemen, je hebt fysieke toetsen en het voelt vertrouwd. Maar welk VoIP-toestel past bij jouw werkplek? In dit artikel lopen we de types langs, leggen we uit waar je op moet letten en helpen we je kiezen.

Heb je überhaupt een toestel nodig?

Laten we beginnen bij het begin: een vast toestel is geen verplichting. Bij een moderne cloudcentrale bel je prima via een app op je computer of mobiel, met dezelfde functies en hetzelfde zakelijke nummer. Voor veel zzp’ers, thuiswerkers en medewerkers die veel onderweg zijn, is dat zelfs praktischer.

Een fysiek toestel is vooral zinvol als je veel op één vaste werkplek belt, als je collega’s een herkenbaar toestel op het bureau verwachten, of als je functies als sneltoetsen en doorverbinden intensief gebruikt. Denk aan een receptie, een balie of een klantenserviceteam. Het mooie is dat je het kunt combineren: sommige medewerkers een toestel, anderen alleen de app.

De drie types op een rij

Grofweg zijn er drie soorten VoIP-toestellen, elk met een eigen toepassing:

• Bureautoestel — het klassieke vaste toestel voor op je werkplek. Van eenvoudig instapmodel tot premium met kleurenscherm, wifi en Bluetooth.
• DECT (draadloos) — een draadloze handset met basisstation. Ideaal als je rondloopt door een pand, winkel, magazijn of praktijk en toch bereikbaar wilt blijven.
• Conferentietoestel — met meerdere microfoons voor heldere vergaderingen in een ruimte, zodat iedereen aan tafel goed te verstaan is.

Wanneer kies je een bureautoestel?

Een bureautoestel is de logische keuze voor vaste werkplekken. Het staat altijd klaar, is direct te gebruiken en vraagt geen opstarttijd. Voor mensen die de hele dag bellen — verkoop, klantenservice, administratie — is een goed toestel prettiger dan een headset aan een laptop.

Binnen deze categorie is er veel keuze. Een instapmodel volstaat voor iemand die af en toe belt. Werk je aan een balie waar je constant doorverbindt, dan is een model met een groot scherm en veel sneltoetsen goud waard: je ziet in één oogopslag wie beschikbaar is en verbindt door met één druk op de knop.

Wanneer kies je DECT?

DECT is draadloze telefonie voor binnen je eigen pand. Je hebt een basisstation en een of meer handsets, waarmee je vrij kunt rondlopen terwijl je belt. Perfect voor een werkplaats, magazijn, winkel, praktijk of horecazaak waar je zelden aan een bureau zit.

Voor grotere panden bestaan er multicell-oplossingen: meerdere basisstations die samen één dekkend netwerk vormen, zodat je van de ene naar de andere hoek loopt zonder dat het gesprek wegvalt. Handig voor bedrijven met een groot terrein of meerdere verdiepingen.

Wanneer kies je een conferentietoestel?

Vergader je regelmatig met meerdere mensen aan tafel, dan is een conferentietoestel een uitkomst. Door de rondom-microfoons wordt iedereen verstaan, ook wie verder van het toestel zit. Dat scheelt het herhalen van zinnen en maakt overleg met klanten of collega’s op afstand een stuk prettiger.

Voor grotere vergaderruimtes zijn er modellen met uitbreidbare microfoons, zodat je de dekking aanpast aan de ruimte.

Waar let je op bij de keuze?

Deze punten bepalen in de praktijk of een toestel bij je past:

• Aantal gesprekken tegelijk — heb je veel lijnen nodig, bijvoorbeeld aan een receptie?
• Scherm en sneltoetsen — handig bij veel doorverbinden; met zelf-labelende toetsen zie je direct wie wie is.
• Headset-aansluiting — onmisbaar voor wie de hele dag belt en de handen vrij wil houden.
• Wifi en Bluetooth — voor flexibele plaatsing zonder netwerkkabel, of om je mobiel te koppelen.
• Gigabit-netwerkpoort — zodat je computer via het toestel kan worden aangesloten zonder snelheidsverlies.
• Geluidskwaliteit — HD-audio maakt een merkbaar verschil bij lange gesprekken.

Welk merk?

Wij leveren betrouwbare toestellen van onder andere Yealink, Gigaset en Snom. Yealink is veelzijdig en heeft voor elke werkplek een passend model, van instap tot premium. Gigaset is sterk in DECT, zeker voor grotere panden. En Snom staat bekend om degelijke, robuuste toestellen voor intensief gebruik.

Belangrijker dan het merk is dat het toestel past bij hoe jij werkt. Een duur toestel met functies die niemand gebruikt, is weggegooid geld; een te eenvoudig model op een drukke balie kost dagelijks irritatie.

Kopen of via de app?

Toestellen koop je eenmalig; de centrale zelf neem je af als maandelijkse dienst. Dat betekent dat je de investering beperkt tot precies de werkplekken die er baat bij hebben. Twijfel je? Begin dan met de app en schaf later toestellen aan voor de plekken waar dat handig blijkt. Je zit nergens aan vast.

Wij configureren ze gebruiksklaar

Een VoIP-toestel moet worden ingesteld voordat het werkt: het moet weten bij welke centrale het hoort en welke gebruiker erachter zit. Dat doen wij voor je. Je ontvangt de toestellen gebruiksklaar, zodat je ze alleen nog hoeft aan te sluiten. Geen gedoe met instellingen of handleidingen.

Gaan mijn oude toestellen nog mee?

Heb je al VoIP-toestellen liggen van een vorige aanbieder, dan is de kans groot dat we die kunnen hergebruiken. De meeste zakelijke toestellen werken met het standaard SIP-protocol en zijn dus niet aan één leverancier gebonden. We herconfigureren ze dan voor je nieuwe centrale, zodat je niets hoeft weg te gooien.

Uitzondering zijn toestellen die door een provider zijn “gelockt” op hun eigen platform; die zijn soms niet vrij te gebruiken. Stuur ons het merk en type door, dan checken we het even voor je. Zonde om te vervangen wat nog prima werkt.

Advies nodig?

Weet je niet welk toestel past, dan denken we graag mee. Vertel ons hoe je werkt — waar je zit, hoeveel je belt, of je rondloopt — en we adviseren een passend model. Eerlijk, ook als dat betekent dat het instapmodel volstaat.

Bekijk onze VoIP-toestellen en vraag vrijblijvend een offerte aan. Twijfel je tussen app en toestel? Bij de cloud telefooncentrale kan allebei.